By Hafif 
Agar bisa menggelar sebuah acara besar, tentu membutuhkan dana yang tidak sedikit. Oleh karena itulah biasanya sponsorship sangat dibutuhkan. Namun, seperti yang kita tahu untuk bisa mendapatkan sponsor acara memang tidaklah mudah, harus ada persiapan matang serta strategi yang dilakukan. Demi bisa mencapai tujuan yang diinginkan, cobalah beberapa cara mendapatkan sponsor paling jitu berikut.
Cara Mendapatkan Sponsor untuk Dana Acara
1. Buat Daftar Sponsor yang Potensial
Cara pertama, cobalah untuk membuat daftar sponsor yang potensial untuk bisa diajak bekerja sama. Dalam hal ini kamu juga perlu untuk mencocokan sasaran pengunjung pihak sponsor apakah sesuai dengan tujuan acara.
Kemudian, cari tahu perusahaan mana saja yang sebelumnya sudah pernah bekerja sama. Selain itu, catat juga beberapa orang atau perusahaan yang mempunyai koneksi denganmu dan memiliki potensi untuk mensponsori acara.
2. Pastikan Calon Sponsor yang Dituju Memiliki Sasaran Pengunjung Sama dengan Acara
Cara kedua, sesuaikan sasaran pengunjung dengan acara yang akan diselenggarakan. Setelah membuat daftar calon sponsor yang potensial, kini saatnya mulai menyesuaikan target audience. Pastikan produk perusahaan yang ingin diajak kerja sama sesuai dengan sasaran pengunjung acara.
Sebagai contoh sederhana, bila kamu menyelenggarakan acara konser musik dengan sasaran pengunjung anak muda berumur 17 – 30 tahun, maka wajib mencari perusahaan dengan produk yang sesuai, yaitu makanan, minuman, dan lain-lainnya.
3. Menentukan Tipe Sponsor Sesuai Kebutuhan Acara
Cara ketiga, menentukan tipe-tipe sponsor yang sesuai dengan kebutuhan acara. Tipe-tipe sponsor ini ada beberapa yaitu:
- Sponsor utama, akan memberikan bantuan dana dengan jumlah cukup besar bahkan mencapai setengah dari yang dibutuhkan.
- Sponsor formal, akan memberikan bantuan berupa produk-produk yang dibutuhkan selama acara berlangsung.
- Sponsor teknis, akan memberikan bantuan berupa jasa atau layanan untuk acara.
Setelah kamu membuat tipe-tipe sponsor seperti di atas, maka tentukan sasaran perusahaan mana saja yang memang sesuai dengan kebutuhan acara.
4. Pastikan Membuat Penawaran yang Menarik
Cara keempat, pastikan untuk membuat penawaran kerja sama yang menarik. Maksudnya kamu harus membuat penawaran yang sama-sama menguntungkan baik untuk pihak sponsor dan acara. Sebagai contoh, apabila jumlah panitia acara sebanyak lebih dari 100 orang, cobalah memanfaatkan orang-orang tersebut untuk melakukan soft campaign di akun media sosial mereka.
Selain itu, berikan juga penawaran paket sponsor lebih bervariasi, tujuannya agar bisa membuka perundingan yang cukup matang bagi kedua belah pihak. Di mana pihak perusahaan dan acara sama-sama mendapatkan keuntungan.
5. Buatlah Proposal Acara yang Menarik
Cara kelima, membuat proposal yang menarik baik dari isi penawaran, hingga desain penataan setiap poin di dalamnya. Jika proposal yang kamu ajukan menarik, maka pihak perusahaan akan lebih tertarik untuk membacanya sampai habis dan peluang untuk kerjasama semakin bertambah.
Selain itu, pastikan proposal tersebut singkat, jelas, dan mencakup semua informasi yang memang dibutuhkan oleh pihak perusahaan, ya. Jadi, berikan keterangan jelas keuntungan apa yang akan didapat oleh pihak perusahaan apabila memberikan sponsor untuk acara tersebut.
6. Jangan Lupa untuk Menentukan Deadline
Cara keenam, jangan lupa untuk menentukan deadline ketika mengajukan sponsor kepada perusahaan. Rentang waktu untuk mengajukan sponsor ke perusahaan-perusahaan adalah 3-6 bulan sebelum acara diselenggarakan.
7. Perhatikan Penulisan di Badan Email Ketika Kirim Proposal
Cara ketujuh, perhatikan penulisan di badan email saat kirim proposal ke calon sponsor. Jadi, tidak hanya asal kirim dengan menggunakan template, tapi tunjukan poin-poin penting di mana kamu memang tertarik untuk bekerja sama. Langkah awal menulis email ketika kirim proposal adalah dengan memperkenalkan diri atau lembaga, kemudian beri tahu value perusahaan yang memang cocok dengan acara.
Sebagai catatan penting, walaupun mengirim proposal ke berbagai perusahaan, tapi pastikan untuk membuat badan email yang agak khusus untuk masing-masing, ya.